Beratungsdokumentation
Die Beratungsdokumentation hält Inhalt, Anlass und Ergebnis eines Beratungsgesprächs fest. Form und Pflichtumfang richten sich nach Zeitraum und Beraterstatus.
Unter Beratungsdokumentation werden Unterlagen zusammengefasst, die den Verlauf und das Ergebnis einer Anlageberatung festhalten. Dazu können Kundenangaben, Gesprächsnotizen, Beratungsprotokolle, Geeignetheitserklärungen, Produktinformationen und schriftliche Empfehlungen gehören.
Welche Dokumente gesetzlich vorgeschrieben waren, hängt vom Zeitpunkt, vom angebotenen Produkt und vom Status des Beraters oder Vermittlers ab. Ein Beratungsprotokoll und eine Geeignetheitserklärung sind daher keine austauschbaren Begriffe. Auch interne Dokumentationen können rechtlich und tatsächlich bedeutsam sein.
Die Unterlagen sollen nachvollziehbar machen, welche Ziele und Erfahrungen der Kunde angegeben hat, welche Risiken angesprochen wurden und weshalb eine Empfehlung als passend angesehen wurde. Lücken oder Widersprüche können Hinweise liefern, ersetzen aber nicht die Prüfung des tatsächlichen Gesprächs.
Anleger sollten sämtliche Fassungen, Anlagen und Empfangsbestätigungen aufbewahren. Auch E-Mails, Kalendernotizen und spätere Gesprächszusammenfassungen können helfen, den damaligen Ablauf zu rekonstruieren.